BEC商务英语初级考试写作:商务书信
BEC初级考试中,总会涉及一些商务写作内容,如果你不清楚这部分知识,那么作文方面又如何得分呢?下面就来和大家说说商务书信的写作方法,我们又要了解哪些知识,又应该注意哪些问题?不要着急,想知道的一起往下看看吧。
收到一封信,收信人首先注意到的是信的格式。美观整洁的书信格式会给收信人留下深刻的印象。
标准的商业书信由以下三个部分组成: 1、信头 2、信文 3、信尾
一、信 头
在信和传真中,信头所占页面一般不超过三分之一。
发信人地址
一般来说,商业书信的首页都使用印有公司抬头的信笺,抬头上标明公司名称、地址、电话和传真号码。传真也一样,信笺上印有抬头,并采用固定的信头格式。 传真发信人的地址位于传真纸页首固定的信头格式内。
发信日期
日期的书写有以下两种模式:“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”[月-日-年] 日期不能缩写,序数词不能使用缩写形式,月份也不能缩写。
收信人地址
收信人地址包括收信的全名和职衔,以及公司的全称和地址。礼貌性的称呼要使用得当。 传真中收信人地址一般打在信头格式相应的空格内。
指定收信人姓名
在商业书信和传真中,指定收信人姓名这一栏现已不常用。收信人地址的首行已经写明收信人姓名,因而不一定需要专门指定收信人姓名这一栏。 如果要使用指定收信人姓名这一栏,就要从页面左边空白处写起,在收信人地址下面空两行。
称 呼
商业信件和传真常用以下方式开头:
1、Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示写信人知道收信人的姓名和性别);
2、Dear Sir或Dear Madam(表示写给一位有具体职衔的人,如Sales Manager,Chief Accountant等,而且写信人知道对方的性别);
3、Dear Sir or Madam(表示写给一位有具体职衔而写信人又不知其性别的人);
4、Dear Sirs (表示写给一家公司,没有明确的收信人)。
称呼中的个单词和其他所有名词的个字母均须大写。
事 由
写明事由可以使收信人对信件或传真的内容一目了然。
二、信 文
全齐头式(full-blocked)书信,每个段落都从左边空白处开始写起,右边空白处必须尽量对齐,不能把单词断开。
在齐头式书信或传真中,信文也是从左边空白处开始写起,在事由下面空一行。
三、信 尾
传真的信尾一般都很简短(通常只有结尾敬辞和署名),而书信的信尾内容则相对较长。
结尾敬辞
一般来说,书信和传真结尾敬辞都使用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。称呼为“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”时结尾用“Yours sincerely”。称呼为“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”时结尾则用“Yours faithfully”。
信末签名
写信人既可代表本人签名,也可代表公司签名。如:
Yours faithfully
For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd
Yvonne Chong
Ms Yvonne Chong
Regional Sales Manager (Singapore)
信末签名位于左边空白处。在结尾敬辞或公司名称下面留出三行签名的位置,然后再打上写信的姓名、职衔及/或部门。
口述者/打字员姓名缩写
下面表中是信函或传真的口述者和打字员的姓名缩写。
口述员 打字员 姓名缩写
- Sim Loo Lee sll
Cheng Fook Jam Chan Chuen Fye CFJ/ccf
Chew Yit Lin Chin Kein Hoong Chew Yit Lin/ckh
Grahame T Bilbow Foo Tuan Seik GTBilbow:fts
Goh Bee Hua Han Swee Lean GBH:HSL
附 件
如果信件或传真还附有其他文件,就必须在文中注明。附件说明通常位于口述者/打字
员姓名缩写之后。可以采用以下几种方法:
·Estimate enclosed
·2 Enc./Enclosuree 2
·Enclosure
·Enclosures:
1. 2000 Price list
2. Catalogue
抄 送
如果除主要收信人之外,信件或传真还需抄送第三者时,通常用“cc”表示,“cc”即“carbon copy”(复写本;副本)。有时,如果发信人不想让收信人知道信件或传真还要抄送给别人,就用“bcc”(“blind carbon copy”无信头副本)代替“cc”,标注在不发给收信人的影印件的下方。
附 笔
商业信函或传真中的“附笔”(缩写为“PS”)用于补充本人的说明。“附笔”位于左边空白齐头处,在“附近”或“抄送”等说明之下空一行。 页码说明
商业信函如果超过一页,随后的各页可以在页首加注说明收信人姓名、页码及日期。如:
Mrs. H Itakura
Page 2
14 June 200-
在商业信函中,页码有时位于距页顶一英寸的左边空白处,与信文之间空两行。
信 封
信封显然只适用于商业信件。信封上收信人地址的格式必须与内文的写法一致,即齐头式,单行间隔。收信人姓名位于收信人地址上方,中间空两行。也可以在收信人地址的行中直接写上收信人的姓名和职衔。
传真格式
传真的首页一般都印有现成的信头格式,只需填入写信人和收信人的姓名、地址、传真号码、页数和日期等内容即可。
宽式标点对严式标点
在商业信函中,宽式标点比严标点更为常用。
使用严式标点意味着客户地址的每一行结尾都要加逗号,每个缩写词(包括客户姓名的首字母缩写)后面都要加点号(如Mr., Co., Ltd., St., Rd.等,又如Mr. J. R. Liu)。
上述内容请大家认真学习,商务写作的方式可能和我们平时的英语写作不太一致,所以要明确它的写作方法。各位参加BEC考试的朋友,大家需要去了解这些事情,如果你想更加系统的学习BEC知识,欢迎来沪江网交流咨询。
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