如何写出标准英文邮件

学习商务英语的时候，也会出现英文邮件的相关写作内容。在商务领域特别是外企工作环境中，日常工作沟通都是用英文邮件联系的。如果你不能很好的掌握这项职场技能，就会给人不专业的感觉，印象分会大打折扣。今天就来说说如何写出标准的英文邮件吧!

01

主题

主题要言简意赅并突出重要性。

短的主题可以是一个单词，如：Greetings

长的可以是一个名词性短语

或一个完整的句子(长度最好不要超过35个字母)

举个例子

注意：主题的句首词和专有名词要大写。如：

Application of Reduce Load

关于减少负荷的申请

根据邮件内容是否重要

还可以在开头加上强调词

例如：URGENT或FYR——For Your Reference (供参考)

举个例子

URGENT: Submit your report today!

紧急：今天提交报告!

FYR: More details about tomorrow's workshop.

仅供参考：明日研讨会的更多细节。

02

称谓

通常以Dear或hi开头，相当于你好

dear的使用不分男女

但是如果已知对方介意或生疏的情况下，可用hi代替

问候后面紧跟的是对方的“First Name”

也就是中国的“名”，而非“姓”

然后再加上英文的逗号

比如说给自己的客户、老板发邮件

就可以用Dear+Miss/Mr./Mrs.+姓

举个例子

如果你的老板姓Lewis，那么开头就可以是：

Dear Mr./Mrs. Lewis.

不知道对方姓名时：

用Dear Sir or Madam。

收件人是一个群体时：

用Dear+群体名称。如：

Dear customers,

亲爱的顾客们，

Dear colleagues,

亲爱的同事们，

写给上级时：

用Dear Manager(尊敬的经理)或Dear Director(尊敬的领导)。

写给关系好的人时：

用Hi+First name，显得更加亲切随意。如：

Hi Tom;Hi everyone;Hey guys.

写给特殊称谓或头衔的人时：

Doctor/Dr.(医生/博士);Professor/Prof.(教授)。

03

正文

1. 阐明来意

在邮件开头阐明写邮件的目的

能让收件人迅速get到重点，并及时回复

根据不同的邮件目的，可使用不同的句式

举个例子

主动给别人写邮件：

可以用I'm writing to...来表明意图。如：

I am writing to inquire the procedures of examination.

我写邮件是想询问一下考核的流程。

表示感谢：可以说

Thank you for all your assistance.

感谢您的帮助。

邮件回复晚了表示道歉：可以说

Apologies for the late reply.

Sorry for the delay.

非常抱歉回复晚了。

2. 邮件主体

正文部分注意，首行要与上下各空出来一行

不要紧跟问候语，对于收件人在看邮件的时候

便于阅读，也更加规范

另外每个英文单词之间要习惯性的输入空格

这个在中文中不常用，大家一点给不要忽略

举个例子

注意：

邮件内容尽量言简意赅，一般不超过5段, 每段不超过5句话。每句话第一个单词首字母要大写。有需要强调的词，可以用星号标注在词语两侧，如*important*。尽量使用书面语, 少用缩写和简写, 避免网络用语和俚语。

如果需要添加附件，可以这样表达:

Please refer to the attached document.

详情请参考附件。

04

结尾

结尾通常需要对收件人再次表示感谢。

英文信件结尾也就是我们说的结束语

最常见的就是Best wishes 和 Best regards

Best Regards也可以用“B&R”缩写代替

举个例子

Thank you for your patience and cooperation.

感谢您的耐心与合作。

Thank you for your kind consideration.

感谢您的理解和支持。

如果期待对方尽快回复，可以说：

If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know.

如果有任何问题，可以随时跟我联络。

I'm looking forward to hearing from you.

真诚期待您的回复。

致意部分也要根据对象和场合选择不同的用语。

非常正式的场合

• Respectfully yours

• Yours respectfully

正式的场合

• Very truly yours

• Yours very truly

相对正式的场合

• Sincerely Yours

• Yours sincerely

朋友或同事之间

• Best regards

• With my kindest regards

05

署名

署名的位置在左下角

包括必要的个人信息：姓名、公司、电话、地址等

以方便对方联系，最好不要超过4行

06

邮件中常见的缩略语

举个例子

1.CC: carbon copy 抄送

2.FW:forward 转发

3.Re: reply 回复

4.FYI: for your information 供参考

5.FYR: for your reference 供参考

6. BTW: by the way 顺便问下，顺便提下

7. P.S: postscript 补充说明

8. ASAP: as soon as possible 尽快

9. RSVP: 法语Répondez s'il vous plait, 请回复

10. EOD: end of the day 下班前，比如说EOD Thursday，就是周四下班前

11. TBD, TBC: to be determined/decided/confirmed 待定，比如会议室TBD，就是说会议室还待定的意思

12. OT: overtime 加班

13. N/A: not applicable 表格中有时候不允许空值的话可以填这个

14. Loop in / drop: 比如有封邮件，Grace觉得和谁谁相关，就回复全部，加上loop in 谁谁，相当于@ 一样，drop的话也是觉得谁谁无关，就回复全部说drop谁谁，把那个人移除邮件会话。

15. AFAIK: as far as I know, 据我所知。

16. BR: best regards, 祝好。

17. On annual leave/ business trip: 休年假，出差时往往也发封邮件给相关的同事告知。

18. OOTO: out of the office, 外出不在办公室。

19. NB：Nota Bene，特别注意，划重点。

20. NRN：No Reply Necessary，不用回复(勿回，免回)。

21. OOO：Out of Office，不上班，休假中(有时候也写成OoO)。

22. TBA：To be announced，待通知。

23. IMO：In my opinion，依我之见

24. PCM：please call me， 请给我打电话

25. AL：annual leave，年假

26. BBL：be back later 稍后回来

英文邮件把“主题、称谓、正文、结尾用语、署名”这五大要素搞清楚，还想了解哪些商务英语知识，可以来这里告诉我们。